Fiche Pratique – Paramétrage : Exécuter une requête
► Contexte
Impact emploi met à votre disposition une liste de requêtes prédéfinies pour vous permettre d’isoler certaines données ciblées de votre base.
► Procédure
A partir du Volet de navigation, sélectionnez le module “Extractions de données”(1) ;
Déroulez la liste des requêtes prédéfinies à l’aide du menu déroulant (2) ;
Sélectionnez la requête à appliquer (3) ;
Cliquez sur “Valider”(4) :
Cliquez sur l’option “Exécuter une requête” à présent dégrisée :
La fenêtre “Paramètres de la requête” s’affiche, renseignez les dates souhaitées dans la colonne “Valeur” ;
Puis validez :
Les résultats de la requête apparaissent dans la fenêtre “Visualisation du résultat de la requête” et sont exportables en format XLSX, XML et TXT :
Sauvegarde des bases de données – Anomalies
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Fiche Pratique – Paramétrage : Sauvegarde des bases de données – Anomalies
► Contexte
Dans le cadre particulier du confinement imposé par l’épidémie de COVID-19, il est possible que vous rencontriez des anomalies de sauvegarde de vos bases de données.
Dans ce contexte, le message d’erreur suivant peut apparaître :
Afin de rétablir la fonctionnalité « Sauvegarde » de votre base, nous vous conseillons les actions suivantes selon la cause du message d’erreur :
Emplacement indisponible:
Si l’emplacement existe, mais que vous ne pouvez plus y accéder du fait du confinement(travail à distance…) : Modifiez les dates pour le mois de septembre 2020 par exemple (il faut néanmoins vérifier que vous avez des sauvegardes sur un répertoire disponible. Si nécessaire, créez de nouveaux scripts avec un nouveau dossier de sauvegarde) ;
Si l’emplacement n’existe plus, alors modifiez l’emplacement en cliquant sur “Parcourir”.
2.Date de sauvegarde incorrecte :
Allez sur chaque script concerné et actualisez la date, puis enregistrez.
Clôture d’exercice
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Fiche Pratique – Paramétrage : Clôture d’exercice
► Contexte
Vous pouvez clôturer une année au niveau d’un dossier : cette opération est appelée “clôture d’exercice“.
La clôture d’exercice a pour objectif de rendre plus performante l’application, notamment au niveau du calcul des bulletins et des déclarations, en exportant les informations clôturées vers d’autres tables.
Les éléments des années clôturées restent aisément accessibles et consultables, et sont non modifiables.
Attention : Prérequis à la clôture d’exercice
Avant de lancer la clôture d’un exercice, il est obligatoire de faire une sauvegarde. Une fois la sauvegarde faite, nous vous demandons de repousser d’au moins deux jours toutes les sauvegardes paramétrées ;
Impact Emploi doit être fermé sur tous les postes et être relancé uniquement quand la clôture est terminée ;
la clôture d’un exercice est une opération qui peut durer plusieurs heures (environ 10 bulletins sont traités à la minute) ;
Par conséquent, pour des grosses bases : Ce traitement doit être lancé IMPÉRATIVEMENT le soir sur le poste serveur à l’aide du centre de maintenance. Celui-ci doit donc rester allumé le temps du traitement (donc la nuit, pour les clôtures lancées le soir avant le départ du bureau)
► Procédure
La clôture d’exercice s’exécute via le centre de maintenance d’Impact emploi :
Cliquez sur l’onglet “Maintenir”(1), puis sur “Sauvegarder / Restaurer”(2) :
Sélectionnez tous les scripts de sauvegarde (1) ;
Repoussez la date d’exécution automatique de 2 ou 3 jours(2) ;
Enregistrez(3) :
Revenez ensuite à l’écran d’accueil du centre de maintenance et sélectionnez “Clôturer un exercice”:
Sélectionnez le dossier souhaité dans la liste des dossiers du tiers (1) ;
Choisissez sur la droite de l’écran, l’année (exercice) à clôturer (2) ;
Puis cliquez sur “Clôturer”(3) :
Rappel : L’opération de clôture se déroule en 3 étapes :
1ère étape : Arrêt du serveur – Réparation de la base (opération technique) – IMPACT EMPLOIne sera donc plus utilisable durant l’opération de clôture ;
2ème étape : Clôture du ou des exercices indiqués pour le dossier sélectionné ;
3ème étape : Réindexation de la base (opération technique) afin d’améliorer les performances de celle-ci.
ATTENTION : Cette opération peut durer plusieurs HEURES
Écran présent pendant l’opération de clôture :
L’opération est terminée, lorsque la fenêtre suivante apparait sur votre écran :
Les informations relatives à l’exercice clôturé sont accessibles sous Impact emploi à partir de l’onglet “Dossiers non archivés” :
Une fois la clôture effectuée, merci de relancer le processus de sauvegarde automatique.
Correspondance OPCO et conventions collectives
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Fiche Pratique – Paramétrage : Correspondance OPCO et Conventions Collectives
► Contexte
Depuis le 1er avril 2019, certaines Conventions Collectives ne dépendent plus des mêmes OPCO (Organismes Collecteurs). En outre, lors du passage de l’OPCA à l’OPCO certains organismes ont changé de nom.
Il est donc indispensable de mettre à jour et de vérifier les correspondances entre OPCO et conventions collectives associées dans le logiciel.
► Mise à jour des correspondances OPCO/CCN dans le logiciel
A la fin de l’installation de la mise à jour V.3.00.80, une requête automatique s’est exécutée afin de mettre à jour les correspondances entre OPCO et CCN dans les tables organismes, formations employeur et formations salarié de votre base de données.
Le fichier “Rapport mise à jour caisses OPCO.txt” est généré sur votre bureau et liste les employeurs pour lesquels aucune correspondance n’a été trouvée (Employeurs sans CCN ou avec CCN cloturée).
Exemple de résultat :
Il est alors indispensable, si cela est anormal, de corriger les anomalies dans Impact emploi (le traitement s’est aussi lancé sur vos associations archivées de votre dossier de travail.
Pour cela, merci d’exécuter IMPÉRATIVEMENT la procédure ci-dessous.
► Correction des anomalies de correspondance dans le logiciel
A partir du module “Extraction de données”:
Sélectionnez la requête prédéfinie “35.Employeurs-caisse OPCO” :
Exécutez là puis cliquez sur l’œil :
Choisissez votre dossier de travail puis validez pour obtenir un fichier convertible au format Excel en cliquant sur la flèche située en haut à droite :
Traitement des résultats de la requête :
Toutes les associations avec CCN 2511 sont mise à jour avec AFDAS ;
Celles avec CCN 1518 ont maintenant OPCO cohésion sociale
Celles avec CCN 9999(absence de convention) ont la mention « caisse non répertoriée ». Il convient de voir si c’est normal d’avoir CCN 9999.
Si cela est anormal, par exemple un club de sport avec CCN 9999 : Vous devez intervenir manuellement pour inscrire la CCN au niveau de la “Fiche administrative employeur”, dans l’onglet “Convention collective” (attention une CCN sur les bulletins entraîne des obligations) et renseigner l’OPCO dans les onglets “Identification des organismes” et “Formation professionnelle”
Si vous avez un cas où la correspondance entre la CCN de l’employeur et la caisse OPCO n’a pas été trouvée (cas d’une CCN très rarement rencontrée dans les associations), vous devez contacter l’assistance.
Si vous n’avez pas de caisse de formation professionnelle, vous ne serez pas bloqués pour saisir les bulletins de janvier 2020, mais il faudra intervenir sur les employeurs concernés avant fin février 2020.
► Liste des opérateurs de compétences
Le regroupement des branches professionnelles autour d’un OPCO (Opérateur de Compétences) désigné, s’appuie sur les critères de cohérence des métiers et des compétences, de filières, d’enjeux communs de compétences, de formation, de mobilité, de services de proximité et de besoins des entreprises.
Près de 329 branches sont réparties dans 11 OPCO, au lieu des 20 OPCA qui existaient auparavant :
Résoudre un problème de licence au lancement d’Impact emploi
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Fiche Pratique – Paramétrage : Résoudre un problème de licence au lancement d’Impact emploi
► Contexte
Il se peut que vous rencontriez un problème de licence au lancement d’Impact emploi.
Si le message d’erreur ci-dessous s’affiche et bloque le lancement du logiciel, vous devez réinitialiser votre poste en appliquant la procédure décrite dans cette fiche :
“Le serveur virtuel a répondu : Une licence est identique sur 2 postes différents, suite certainement à une réinstallation ! La solution consiste à réinstaller l’un des 2 postes avec le bon code de réinstallation.”
► Procédure
Ouvrez le “Centre de maintenance” d’Impact emploi (représenté par un scarabée rouge ou une boule bleue) à l’aide de la flèche déroulante généralement située en bas à droite de votre écran :
Cliquez sur “Administrer”(1) puis choisir “Gestionnaire de licences”(2) :
La fenêtre “Gestion des licences par poste” s’affiche,
Sélectionnez chaque ligne puis cliquez sur “Réinitialiser poste” :
La procédure de réinitialisation est terminée, vous pouvez relancer Impact emploi.
Fermeture du gestionnaire de services Impact emploi avant exécution d’une mise à jour
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Fiche Pratique – Paramétrage : Fermeture du gestionnaire de services Impact emploi avant exécution d’une mise à jour
Une mise à jour vient d’être livrée et vous n’arrivez pas à la télécharger ? Avant de contacter l’assistance, merci d’appliquer les consignes suivantes.
Cette procédure est désormais à appliquer obligatoirement avant toute nouvelle mise à jour du logiciel.
Si elle n’est pas suivie, le gestionnaire de services d’Impact emploi ne sera pas mis à jour et vous ne disposerez pas de tous les développements livrés dans la nouvelle version de votre outil de travail.
► Contexte
Il se peut que certaines mises à jour impactent le gestionnaire de service d’Impact emploi (matérialisé par une “boule bleue” OU un “scarabée rouge”).
Avant d’exécuter une mise à jour, assurez-vous qu’Impact emploi ET son gestionnaire de services(la boule bleue ou le scarabée rouge) soient fermés selon la procédure ci-dessous.
Vigilance particulière pour les installations en réseau : Afin d’éviter toute difficulté, merci de télécharger la mise à jour poste par poste(en prenant soin de fermer les autres postes), et ce impérativement le même jour.
► Procédure
Lancez le logiciel Impact emploi, si ce n’est pas déjà fait ;
Quittez-le via la croix située en haut à droite de la fenêtre :
Ou via le menu “Fichier”, puis “Quitter Impact Emploi” :
Faites ensuite un clic droit sur l’icône d’Impact emploi symbolisée par la boule bleue ou le scarabée rouge située dans la barre des tâches (généralement en bas à droite de votre écran) :
Il peut arriver que l’icône soit parfois cachée. Cliquez alors sur le triangle permettant de dérouler les icônes cachées :
Le menu contextuel ci-dessous s’affiche, cliquez sur “Quitter le gestionnaire de services” :
La procédure est terminée, vous pouvez à présent ré-ouvrir Impact emploi et télécharger la mise à jour.
Après la mise à jour d’un poste :
Si vous avez un unique poste concerné par cette mise à jour et que vous souhaitez ré-ouvrir Impact emploi, attendez que la boule bleue (ou le scarabée rouge) soit de retour en bas de votre écran.
Si vous devez mettre à jour plusieurs postes, répétez cette procédure sur chacun des postes, le même jour, avant de ré-ouvrir Impact emploi et de télécharger une nouvelle mise à jour.
Comment relancer une mise à jour
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Fiche Pratique – Paramétrage : Comment relancer une mise à jour
► Contexte
Il est possible que vous ayez à relancer une mise à jour lorsque par exemple une correction est apportée suite à un signalement de dysfonctionnement.
Vous trouverez dans cette fiche pratique la procédure à appliquer.
► Procédure
En bas à droite de l’écran, faites un clic droit sur la boule bleue ou le scarabée rouge :
Sélectionnez “Ouvrir le centre de maintenance” :
Cliquez sur “Maintenir” :
Cliquez ensuite sur “Gérer les mises à jour” :
Cliquez sur “Actualiser”(1) ;
Sélectionnez la dernière mise à jour (2);
Cliquez sur “Télécharger/ Installer” (3) :
Le message suivant vous indique que la mise à jour est en cours de traitement. Patientez jusqu’à la fin du téléchargement :
Lorsque le téléchargement est terminé, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Cliquez alors sur “OK” :
Le message d’alerte suivant apparaît. Vérifiez que le logiciel soit bien fermé sur chaque poste si vous êtes en réseau et cliquez sur “OK“ :
L’assistant de mise à jour d’Impact emploi s’affiche, cliquez sur “Suivant” une première fois :
Cliquez sur “Suivant” une seconde fois :
Puis cliquez sur “Installer” :
La fenêtre ci-dessous vous indique l’avancée du téléchargement. Merci de patienter jusqu’à la fin :
Lorsque l’installation est terminée, cliquez sur “Mise à jour de la base de données” :
Le message suivant vous indique de patienter :
Ce dernier message apparaît, cliquez sur “OK”. Vous pouvez à présent relancer Impact emploi avec la nouvelle mise à jour téléchargée.
-> Vous pouvez à présent relancer Impact emploi avec la nouvelle mise à jour téléchargée.
Mise à jour du mode de connexion au serveur Impact emploi
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Fiche Pratique – Paramétrage : Mise à jour du mode de connexion au serveur Impact emploi
► Contexte
Si après le téléchargement d’une mise à jour, le lancement du logiciel ne s’effectue pas, c’est que vous devez être confronté à un problème de connexion au serveur d’Impact emploi.
-> Vous devez alors vérifier l’état de votre connexion au serveur grâce aux icônes suivantes :
Si vous avez une boule bleue en bas à droite de votre écran, dans les notifications : Votre installation IEA est connectée à notre serveur de production.
Si vous avez un scarabée rouge en bas à droite de votre écran, dans les notifications : Votre installation IEA est déconnectée de notre serveur de production car vous êtes en mode assistance.
Faites un clic droit sur la boule bleue (ou boule bleue accompagnée du cœur)
Sélectionnez l’option “Paramètres de connexion” :
Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez la case “Sécurisé” dans la partie “Mode de connexion”
Remplacez l’adresse du serveur d’authentificationpar “https://impact-emploi.urssaf.fr“
Remplacez l’adresse du serveur de mise à jour par “https://impact-emploi.urssaf.fr/updates“ :
Vérifiez en cliquant sur le bouton “Tester l’accès aux serveurs” :
-> Suite au test, vous pouvez être confrontés aux trois cas suivants (détaillés dans les rubriques ci-dessous) :
Connexion au serveur réussie
Échec de connexion au serveur
Connexion aux serveurs réussie mais échec dans le lancement du logiciel
► Cas n°1 : Connexion au serveur réussie
Le message suivant s’affiche :
Une coche verte apparaît au bout des adresses :
Cliquez sur “Enregistrer” puis “Quitter”.
-> La mise à jour est terminée. Vous pouvez relancer le logiciel.
► Cas n°2 : Échec de connexion au serveur
En cas d’échec de la connexion, au lieu d’une coche verte, un rond rouge barré s’affiche au bout des adresses :
Cliquez sur “Quitter”.
La boule bleue accompagnée d’un cœur rouge apparaît (en bas à droite de votre écran, dans les notifications) :
Faites alors un clic droit sur cette icône puis sélectionnez “Relancer l’authentification auprès du serveur” :
Si malgré cette action le cœur rouge est toujours présent, vous devez alors contacter l’assistance via l’adresse habituelle (impact-emploi-association@urssaf.fr) en précisant en objet “Serveur de connexion 3.00.XX”(indiquer numéro de version en cours).
► Cas n°3 : Connexion au serveur réussie mais échec de lancement du logiciel
Au lancement d’IEA, la connexion aux serveurs fonctionne correctement, mais les informations récupérées ne vous permettent pas d’utiliser le logiciel pour une des deux raisons suivantes :
Fiche Pratique – Paramétrage : Sauvegardes et restaurations
► Contexte
Impact Emploi permet de sauvegarder régulièrement votre base de données et permet également de la restaurer en cas de problème.
► Sauvegardes
Cette procédure permet d’exécuter manuellement la sauvegarde de votre base mais également de planifier une ou des sauvegardes régulières de votre base.
A partir du Centre de maintenance, choisissez “Maintenir” dans le menu :
Sélectionnez “Sauvegarder / Restaurer”, puis “Script de sauvegarde” :
La fenêtre “Module de sauvegardes” s’affiche, cliquez sur “Nouveau” :
Pour une sauvegarde quotidienne, renseignez les champs comme ci-dessous (exemple) :
Cliquez sur “Enregistrer”. Ainsi, le script de sauvegarde s’exécutera chaque jour à 23 heures à partir de la date indiquée.
Précisions : Le nombre présent avant le type de planification (liste déroulante “Jour(s)” – “Semaine(s)” – “Mois” précise la fréquence de la sauvegarde :
Ici, tous les jours :
Ici, toutes les 2 semaines :
Une fois l’enregistrement effectué, une icône vient se positionner dans la liste des scripts, comme ci-dessous :
Vous pouvez créer autant de scripts que vous le souhaitez (journalier, hebdomadaire, mensuel).
Seules les 5 dernières sauvegardes issues d’un même script sont accessibles. Le ménage au niveau du nombre de sauvegardes se fait automatiquement.
Le nom du script est automatiquement suivi de la date et heure de la prochaine mise à jour :
Un script de sauvegarde peut :
S’exécuter automatiquement suite au paramétrage mis en place.
Être lancé manuellement en le sélectionnant au niveau de l’écran ci-dessus en cliquant sur “Exécuter” (liste des scripts représentés par des icônes).
Être lancé manuellement en le sélectionnant dans la liste des scripts (accessible par : Centre de maintenance – Maintenir – Sauvegarder / Restaurer – Sélection du script) :
De même, trois modes de sauvegarde sont proposés :
Sur unités locales ou réseaux.
Sur média (type clé USB, CD/DVD…).
Sur site distant (serveur FTP).
► Restaurations
Toujours à partir de l’onglet “Maintenir” du Centre de maintenance, choisissez “Restaurer une sauvegarde”
Sélectionnez le script ayant généré la sauvegarde que vous souhaitez restaurer :
La liste des sauvegardes présentes s’affiche :
Sélectionnez la sauvegarde souhaitée puis cliquez sur “Restaurer”.
Le message suivant confirme la restauration :
Corriger les problèmes de génération de documents au format PDF
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Fiche Pratique – Paramétrage : Corriger les problèmes de génération de documents au format PDF
Suite au passage à Windows 10, certains postes peuvent avoir des anomalies de génération de documents au format PDF (Aperçus bulletins de salaire, déclarations de formation…)
